Crear folder en outlook para tickets de IT y colocarlo como favoritos
Esta guía es
para que se pueda crear un folder en Outlook para tener visibilidad de los
tickets de IT.
De esta
manera puede responder a aquellos tiques que necesitan respuestas inmediatamente
y tener control de los números de ticket y de cuando un ticket es cerrado.
En esta guía
vamos a crear un folder en Outlook, colocarlo como favorito. También se va a
crear una regla en Outlook que todos los tiques de HelpDesk se dirijan a ese
folder.
De igual manera, agregaremos los correos del sistema de tickets al listado de "Safe Senders" de Outlook para que no sean clasificados como Spam.
Prerrequisitos
- Tener la capacidad de seguir instrucciones.
- Tener Outlook web o en aplicación instalado en la PC.
Crear un nuevo folder (carpeta) en Outlook.
Abre tu correo y busca tu carpeta que se llama "Inbox".
Da un click derecho sobre la misma y selecciona la opción "New Folder".
Colocarle como nombre al Folder "Help Desk"
Favor de notar que una vez el folder sea creado, los mismos se ordenan por orden alfabético, por lo que es probable que el folder cambie de posición una vez sea creado.
Luego, dar click derecho sobre el folder llamado HELP DESK y seleccionar "Add to Favorites"
El folder se agregará a tu lista de folders favoritos en el último lugar.
Recomendamos moverlo (es opcional) más para arriba.
Para mover el folder debes dar click izquierdo (y dejarlo presionar) y arrastrar con el folder con el mouse hacia la posición deseada:
En este ejemplo fue arrastrado a la segunda posición dentro de los folders favoritos.
Crear regla en Outlook para que todos los emails de HelpDesk vayan al nuevo folder de HelpDesk
En tu Outlook ve a tu Inbox y selecciona cualquier correo (email). Da click derecho y selecciona "Rules" --> "Create Rule".
En la pantalla de Create Rule no seleccionar nada y darle a "Advance Options"
Va a salir la pantalla de Rule Wizard.
- En la primera parte del Rule Wizard (Which condition(s) do you want to check?), en el Step 1, debe seleccionar la opción que dice "With specific words in the sender address".
- En el Step 2, darle click a donde dice "specific words".
En la pantalla de "Search Text", escribir: synergiescorp.zohodesk.com y luego darle a: Add
Asegurar que en el search list diga "synergiescorp.zohodesk.com" y luego darle a OK.
Las palabras synergiescorp.zohodesk.com deben aparecer ahora en la regla del Setp 2. Darle a Next para proceder a la segunda parte del wizard.
En la segunda parte del Rule Wizard (What do you want to do with the message?)
En el Step1, debe seleccionar: "move it to the specified folder"
En el Step2, debe dar click sobre "specified"
En la nueva pantalla, seleccionar el folder llamado "Help Desk" y luego darle a OK.
Asegurar que en el Step 2 se haya añadido el folder de HelpDesk.
Darle a Finish.
Por lo general toma algunos segundos en los que Outlook crea la regla.
A menos que haya algún conflicto con alguna otra regla creada, los emails del sistema de HelpDesk deben llegarte de ahora en adelante al nuevo folder de HelpDesk.
Agregar remitente a la lista de "Safe Sender" en Outlook
En el Tab de Home, dentro del grupo de Delete, seleccionar "Junk"
En el drop-down, seleccionar Junk E-mail Options
Seleccionar el tab de "Safe Senders"
Darle click a Add
En el dialogo que se llama "Add address or domain" añadir lo siguiente: @synergiescorp.zohodesk.com
Darle a OK
Luego dar a "Apply" y "OK"
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